Đối với nhiều doanh nghiệp, văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là bộ mặt thương hiệu, nơi tiếp đón đối tác và tạo trải nghiệm cho nhân sự. Tuy nhiên, không ít công ty đã phải trả giá bằng việc phát sinh hàng trăm triệu đồng chi phí ngoài dự kiến chỉ vì lựa chọn sai đơn vị thiết kế hoặc thiếu kinh nghiệm trong quá trình triển khai. 

Trên thực tế, một bản thiết kế đẹp chưa chắc đã mang lại hiệu quả vận hành. Nếu không đánh giá đúng năng lực đơn vị thực hiện, không kiểm soát ngân sách hoặc bỏ qua các yếu tố công năng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng phải chỉnh sửa, cải tạo lại chỉ sau một thời gian ngắn sử dụng.

Trong bài viết này, CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ THI CÔNG NỘI THẤT TMT sẽ chia sẻ 7 sai lầm phổ biến khi thuê thiết kế nội thất văn phòng mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải.

1. Không Xác Định Rõ Ngân Sách Khi Thuê Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng

Đây là sai lầm xuất hiện ở rất nhiều dự án văn phòng mới. Nhiều doanh nghiệp có tâm lý giữ kín ngân sách vì lo ngại đơn vị thiết kế sẽ báo giá cao hơn. Tuy nhiên, khi không có cơ sở ngân sách rõ ràng, đơn vị tư vấn rất khó đưa ra giải pháp phù hợp với khả năng đầu tư thực tế.

Hậu quả

• Phương án thiết kế vượt quá khả năng chi trả.
• Phải chỉnh sửa bản vẽ nhiều lần.
• Kéo dài thời gian triển khai dự án.
• Chậm tiến độ khai trương hoặc đưa văn phòng vào vận hành.

Giải pháp

Doanh nghiệp nên xác định trước mức đầu tư dự kiến và phân bổ theo từng nhóm hạng mục:

• 70 - 75% cho nội thất và thi công hoàn thiện.
• 10 - 15% cho thiết bị công nghệ.
• Khoảng 10% cho các chi phí phát sinh.

Việc minh bạch ngân sách ngay từ đầu sẽ giúp quá trình thiết kế sát thực tế và hạn chế thay đổi về sau.

2. Chọn Đơn Vị Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng Giá Rẻ

Giá thấp không đồng nghĩa với tiết kiệm. Trong nhiều trường hợp, sự chênh lệch báo giá đến từ chất lượng vật liệu, phụ kiện hoặc quy trình sản xuất.

Những vấn đề thường gặp sau khi sử dụng

• Mặt bàn bị bong tróc hoặc phồng rộp.
• Ray trượt, bản lề nhanh xuống cấp.
• Tủ hồ sơ bị xệ cánh.
• Nội thất có tuổi thọ thấp.

Một văn phòng sử dụng hàng ngày với mật độ cao đòi hỏi vật liệu và phụ kiện phải đủ độ bền để đảm bảo hiệu quả vận hành lâu dài.

Lời khuyên

Thay vì cắt giảm chất lượng ở những hạng mục sử dụng thường xuyên, doanh nghiệp nên tối ưu ngân sách ở các chi tiết trang trí ít ảnh hưởng đến công năng.

3. Chỉ Xem Phối Cảnh 3D Mà Bỏ Qua Bản Vẽ Kỹ Thuật

Một bản phối cảnh đẹp có thể tạo ấn tượng mạnh trong buổi thuyết trình, nhưng không phản ánh đầy đủ khả năng vận hành thực tế của văn phòng.

Những rủi ro thường gặp

• Lối đi quá hẹp giữa các cụm bàn.
• Hệ thống ổ cắm điện bố trí không hợp lý.
• Thiếu không gian lưu trữ hồ sơ.
• Không đủ chỗ cho kế hoạch mở rộng nhân sự.

Doanh nghiệp cần kiểm tra gì?

• Mặt bằng công năng.
• Hệ thống điện và mạng.
• Chiếu sáng.
• Điều hòa và thông gió.
• Kích thước thực tế của từng khu vực.

Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc hàng ngày của nhân viên.

4. Chọn Đơn Vị Thiết Kế Nhưng Không Có Năng Lực Thi Công Thực Tế

Hiện nay có nhiều đơn vị chỉ thực hiện phần thiết kế và thuê lại toàn bộ khâu sản xuất hoặc thi công cho bên thứ ba. Điều này không phải lúc nào cũng là vấn đề, nhưng sẽ phát sinh nhiều rủi ro nếu quy trình quản lý không chặt chẽ.

Những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp

• Chi phí trung gian cao hơn.
• Khó kiểm soát chất lượng sản phẩm.
• Chậm tiến độ thi công.
• Khó xác định trách nhiệm khi xảy ra lỗi.

Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị thiết kế

Nên ưu tiên các công ty có:

• Hồ sơ năng lực rõ ràng.
• Dự án thực tế đã triển khai.
• Xưởng sản xuất hoặc đối tác sản xuất minh bạch.
• Quy trình thiết kế - thi công đồng bộ.

Bạn Đang Tìm Đơn Vị Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng?

Trước khi quyết định đầu tư, doanh nghiệp nên yêu cầu khảo sát mặt bằng, tư vấn công năng và lập dự toán sơ bộ để có cái nhìn thực tế về ngân sách cũng như phương án triển khai. Điều này giúp hạn chế đáng kể các rủi ro phát sinh trong quá trình thi công và vận hành sau này.

5. Bố Trí Không Gian Theo Cảm Tính Thay Vì Công Năng

Một văn phòng đẹp chưa chắc là một văn phòng hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp tập trung quá nhiều vào hình ảnh mà bỏ qua đặc thù vận hành của từng phòng ban.

Ví dụ thực tế

• Nhân sự Sales hoặc Marketing thường xuyên trao đổi và gọi điện.
• Trong khi đó, đội ngũ Kỹ thuật, Thiết kế hoặc IT lại cần không gian tập trung cao độ.
• Nếu bố trí chung trong cùng một khu vực mở, hiệu suất làm việc của cả hai bộ phận đều bị ảnh hưởng.

Giải pháp

Việc phân khu chức năng cần dựa trên:

• Quy trình làm việc.
• Mức độ tương tác giữa các phòng ban.
• Nhu cầu họp nhóm.
• Kế hoạch mở rộng nhân sự trong tương lai.

6. Thay Đổi Thiết Kế Liên Tục Khi Công Trình Đang Thi Công

Đây là nguyên nhân hàng đầu khiến dự án bị đội chi phí và kéo dài thời gian hoàn thiện. Khi hệ thống điện, trần hoặc vách ngăn đã được triển khai, việc thay đổi thiết kế sẽ kéo theo hàng loạt hạng mục phải tháo dỡ và thi công lại.

Hậu quả

• Phát sinh chi phí vật tư.
• Tăng chi phí nhân công.
• Chậm tiến độ bàn giao.
• Ảnh hưởng kế hoạch vận hành của doanh nghiệp.

7. Không Làm Rõ Điều Khoản Bảo Hành Sau Bàn Giao

Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến thời gian bảo hành mà quên mất tốc độ xử lý sự cố. Trong môi trường văn phòng, những hư hỏng nhỏ như khóa cửa, ray trượt, ổ điện hoặc phụ kiện nội thất có thể ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hàng ngày.

Điều cần làm rõ trong hợp đồng

• Thời gian bảo hành.
• Quy trình tiếp nhận yêu cầu.
• Thời gian phản hồi.
• Cam kết thời gian xử lý sự cố.

Kết Luận

Thuê thiết kế nội thất văn phòng là một khoản đầu tư dài hạn ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu, trải nghiệm nhân sự và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Việc tránh được 7 sai lầm trên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt ngân sách, hạn chế phát sinh và sở hữu một không gian làm việc phù hợp với nhu cầu phát triển trong nhiều năm tới.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị mở văn phòng mới, cải tạo không gian làm việc hoặc cần tư vấn giải pháp thiết kế nội thất văn phòng phù hợp với ngân sách, đội ngũ của Nội thất TMT sẵn sàng hỗ trợ khảo sát mặt bằng và đề xuất phương án tối ưu ngay từ giai đoạn đầu.